《中国人口与计划生育法》已于2002年9月1日正式实行，贯彻落实该法是计划生育职能部门头等要紧的工作任务。该法的颁布，使计划生育工作真的纳入了法制化管理，对打造新的、更健全的管理机制具备十分要紧的现实指导意义。在大家这个人口海量的国度里，计划生育历来是国内的一项基本国策，从中央到地方，各级政府都很看重计划生育工作。与十年前相比，计划生育工作已从规范化、规范化步入到法制化的轨道，渗透到各项工作的很多方面。如评选先进单位、先进个人、调动工作、外出打工、各项福利，单位用工等等都与计划生育工作有关。本文结合多年的工作实践，针对计生统计工作存在的问题，提出计算机在计划生育档案管理中的应用的一些考虑与实践。
1 问题的提出
计划生育档案管理工作十分要紧，要管理的内容丰富，工作量大。伴随改革开放的不断深入，市场愈加兴盛，人才流动现象愈加常见、频繁，特别是在广大农村，因为外出打工者规模的扩大，导致流动人口急剧增加且档案数据变化频繁，这类都大大地增加了农村计划生育工作的管理困难程度和工作量。在数万人以上的乡镇里，仅靠打造有关登记簿（结婚登记簿、子女出生登记簿、育龄妇女异动登记簿、流动职员登记簿、药具发放登记簿等）和老一套的常规管理办法，要保证管理完全到位几乎是不可能的，所以，改革管理方法和方法，看上去十分要紧。
2 计划生育档案管理工作的近况
现在计划生育档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数目繁多，时间跨度长且因为多年来一直处于封闭式管理之中，计划生育档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每一个历史时期档案的整理水平需要不同，收拾的规格不统一等状况形成了档案基础常见较差的局面。
主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不可以反映主题内容或标题缺少基本要点，甚至没案卷标题等现象较为常见；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远没办法检索而很难借助；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有些1、二页纸一文一卷，有些五六百页纸一类一卷。六是保管不统一，分散在各部门科室现象较紧急。
3 借助计算机等现代化的方法，改人工管理为计算机管理
现在在国内，计算机技术在计划生育信息管理方面的应用还不够广泛，目前大多仍在延用传统的纸张作数据传递的媒介，与当今的信息年代看上去极不协调。员工在抄录数据、统计计算的过程中，难免出错，故非常难提升速度和水平。另外传统报送报表过程中的辅助开支（路费或邮寄费、人工费）也较多。基于以上缘由，大家可以参考实质状况，编制统一的计划生育档案管理系统，下发到各单位。下级单位（或基层单位），依据统一的格式，填写数据，然后通过互联网，将数据传递到上级单位。如此做至少有以下优点：统计速度快。数据上报仅需几秒钟时间；数据准确。排除去在抄录数据过程中因为人为原因而出现的差错；节省本钱，不需要纸张，不需要乘车送报表，不需要花费不少的时间去填表、送表，仅需点击鼠标，借助现代化计算机互联网，十分便捷地进行数据传递；不需要手工统计计算，大大地减轻了计划生育员工的劳动强度。
要提升档案管理的水平就需要实行标准化、规范化的工作程序与办法， 即需要档案管理的采集、整理、 鉴别、著录、保管等每个环节都要根据统一的程序和科学的办法进行工作。
一要全方位普查案卷，去粗取精。这是达成档案管理标准化、规范化的第一步工作。由于普通的计划生育档案因为多年来未做全方位的清查，加之划分保管期限不准，不可防止地存在很多重份或无查考价值的文件，所以第一要剔除这类无用的文件才能防止以后实行计算机管理时出现重复与低效率的状况。二要重新组合案卷，达成案卷规范化。将那些组卷过厚，内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽量将那些相互存在某种联系的文件组合在一块。三要统一分类号，保证检索查全率。为了确保检索的完整性，在分类过程中，第一依据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜拟定出一些具体细节。四要规范题名，保证检索查准率，因此在著录时要统一规范题名。
4 加快数据筹备，推进计划生育档案现代化管理进程
一是分清轻重缓急，按部就班。计划生育档案管理的一个要紧目的就是要使档案为计划生育工作所用，而达成计算机管理档案的目的是为了提升计划生育档案的借助率。在推进计算机管理的过程中应先依据各案卷要紧程度、价值大小、借助率高低和是不是开放的状况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和借助率较高的档案进行优先加工整理。如此就能加快档案管理计算机化的进程和提升社会借助的效率。二是分级次著录，省力省心。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，马上那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一块的档案进行文件组合级著录；而对那些要紧文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。 如此处置不只能揭示档案的主题内容和特点，而且也可以降低著录条目和录入条目，既节省了时间、人力与财力，又提升了效率。三是分门别类，充分借助档案原基础。对于那些案卷基础较好又拥有全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。如此分门别类地充分借助档案目录的原有基础可以降低著录环节，大大地提升著录速度。
