近两年，到一些省市出差调查，看到不少地方在建设新的档案馆。新建的档案馆，无论是其建设规模、还是其功能设计与档案馆的外形构筑都给人耳目一新的感觉，有些甚至叫人震惊。看到一些新档案馆投入用后，档案工作者忙碌的身影和档案借助者认可的笑容交织在一块时，真是经验之谈到新一轮档案馆的建设，充分体现了党和国家对档案事业进步的看重，印证了档案事业进步又进入了一个新的历史阶段。
但，在让人开心的同时，大家也看到了另一种现象：有些新档案馆在建成将来，大门口挂了几个牌子。细问才知，原来是档案馆房屋多了，并没多少档案存放，别的单位就先来“借用”一下。有些新档案馆库房面积非常大，由于档案不多，导致不少库房一时半会用不上而闲置在那里，但工用途房几乎到了一桌难求的地步。据了解是由于购买社会化服务后，数字化职员、保安、保洁职员都要进驻，根据《档案馆建设标准》设计办公用房时显然没考虑到这类变化，而库房由于特殊的设计非常难调剂用。有些新档案馆虽然规模非常大，但前来借助档案的人并不多，而每年用于档案馆的运维本钱却居高不下。这类现象的存在，从一个侧面提醒了大家：档案馆建设要合理、科学，既不可以太大又不可以太小，既要可以满足需要但又不可以贪大求全。应当本着实事求是的原则，严格根据《档案馆建设标准》的规定进行科学测算。
大家了解，档案馆建设规模的大小，重点的一个指标是库房面积的大小。而库房面积的测算依据则是馆藏量。从这个角度可以说，馆藏量的多少，决定了档案馆的库房面积和其他用房的面积，从而决定了档案馆的建设规模。那样，档案馆的馆藏量怎么样测算才能比较合理呢？笔者试图结合过去的实践进行浅谈。
1、档案馆实质需要面积测算办法中存在的问题
2009年十月，笔者有幸参加了国家档案局“中西部区域县级国家综合档案馆建设项目”的审察大全工作。在近3个月的工作中，过手的各类统计数据可用大量形容。大全中发现，档案馆基本馆藏量测算是不是准确，直接关系到档案馆建设规模的合理性和科学性。
“中西部区域县级国家综合档案馆建设项目”，是为了贯彻落实中央领导同志关于“加快中西部区域档案馆舍建设，增强档案馆库抗风险能力”的要紧指示，国家进步改革委和国家档案局决定启动的一项尤为重要的工作。国家进步改革委和国家档案局在有关公告中明确指出，中西部区域县级国家综合档案馆建设项目规划，由中央和中西部区域地方政府一同投入并组织推行。通过采取多级投入的方法，用几年时间，新建、改、扩建一批不符合《档案馆建筑设计规范》和《档案馆建设标准》的县级国家综合档案馆，充分发挥档案馆的档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件借助中心和政府信息公开查阅场合、档案信息服务中心“五位一体”功能，基本达成中西部区域县级国家综合档案馆设施完备、功能健全、馆藏丰富、借助便利的目的。
因为中央专项资金主要支持不符合《档案馆建筑设计规范》需要和未达到《档案馆建设标准》面积需要的县（市、区）档案馆，并且严格规定了：“根据《档案馆建设标准》的规定，对现有建筑面积缺口大于20%（含）且拥有基本建设条件的档案馆，列入新建范围；对现有建筑面积缺口小于20%的档案馆，列入改、扩建范围。”对于那些期望得到并且确实可以得到新建或扩建档案馆项目的单位来讲，准确测算档案馆实质需要面积看上去格外的要紧。而决定档案馆实质需要面积的重点数据是：现有馆藏档案资料数目、每年平均接收档案数目、到期未进馆档案数目。这类可以通过以下公式得到直观的反映：
县级档案馆30年内实质需要面积=现有馆藏数目+到期未接收进馆档案数目+（每年平均接收档案数目x30年）
在“中西部区域县级国家综合档案馆状况调查表填报说明”中，特别指出，“藏馆档案资料数目：指档案馆的基本馆藏数目，即当地区党政机关等形成的属归档范围的档案数目，具体范围根据国家档案局发布的《各级国家档案馆采集档案范围的规定》（国档发[1986]2号）界定。以件为保管单位的档案数目按每10件折合成一卷计算。每年平均接收档案数目：指当地区各立档单位形成的属档案馆接收范围的档案数目（只计算基本馆藏量）。到期未进馆档案数目：只计算基本馆藏量。”
但从大家大全的中西部区域县级国家综合档案馆状况调查数据来看，恰恰是以上三个重点数据存在的问题较多，主要表目前馆藏档案资料数目不准确、每年平均接收档案数目悬殊过大、到期未进馆档案数目的测算缺少详实可信的数据。而影响这类数据的重要原因非常可能是对“基本馆藏数目”的理解和测算产生了歧义。
2、基本馆藏数目的测算办法
一般来讲，要正确测算“基本馆藏数目”，第一，必须要厘清“基本馆藏数目”的范围界定。根据国家档案局的有关公告规定，馆藏档案资料数目、每年平均接收档案数目、到期未进馆档案数目都是指档案馆的基本馆藏数目。
根据2011年11月1日国家档案局令第9号《各级各类档案馆采集档案范围的规定》第二条的规定，“各级综合档案馆依法接收本级下列组织机构的档案：
1.中共委员会及所属各部门；2.人民代表大会及其常设机构；3.人民政府及其所属各部门和单位；4.人民政协及其常设机构；5.人民法院、人民检察院；6.各民主党派机关；7.工会、共青团、妇联等人民团体；8.国有企业、事业单位。各级综合档案馆可全部或部分接收以上机构的下属单位和临机会构的档案。乡镇机构形成的档案列入县级综合档案馆接收范围。”《各级各类档案馆采集档案范围的规定》第三条规定“新中国成立前本行政区内每个历史时期政权机构、社会组织、著名人物的档案列入综合档案馆采集范围。本行政区内重大活动、要紧事件形成的档案、涉及民生的专业档案列入综合档案馆采集范围。经协商赞同，综合档案馆可以采集或代存本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有借助价值的档案，也可以通过同意捐赠、购买等形式获得。” 从上述规定中可以了解地看到，对于一个国家综合档案馆来讲，其基本馆藏量并非仅仅指当地区党政机关形成的档案，而是“要贯彻科学进步、以人为本的理念，在档案行政管理部门的监督指导下，根据统一规划、分级管理的原则，依法拓展档案采集工作，将是本馆采集范围的具备长久保存价值的档案采集进馆。”[1]假如不可以正确理解上述规定的具体内容，局限于传统的做法，则测算的数据或许会大大低于实质的档案数目。
在编制档案馆建设策略时，世界各地通行的做法是，以应保存的馆藏档案数目、档案馆的业务步骤与为公众提供服务等原因来确定建设标准。根据《档案馆建设标准》的条文说明，“考虑国内国家档案馆是根据行政区划分级设置的状况，档案馆建设规模按行政区划分级，以应保存的馆藏档案数目为基本依据。应保存的馆藏档案数目是指现存档案、资料的数目和以后30年根据《档案法》的规定应进馆的档案、资料的数目之和。”
通常来讲，现有馆藏量是一个定数，只须基本馆藏量范围界定了解，统计准确不是一个难事。但以后30年应当进馆的档案是一个变数，需要科学地进行测算。这里的重点是怎么样确定将来30年的每年平均进馆量。科学测算则需要根据统计学的一般要义进行。大家了解，统计学是研究怎么样对事物随机现象总体数目（包含人文与社会、自然等广泛的范围）进行搜集、加工、整理与判断、剖析、预测和决策的科学。在各类统计数据中，按数字尺度测量的观测值亦即数值型（metric data）统计数据是进行变量测算中用的最多的一种数据。由于，数值型数据了解明的是现象的数目特点，而且数值型数据可以采取计算办法得出。但在馆藏量统计方面，因为要预测以后30年的进馆量，所以在大全有关数据的同时，肯定还要进行有关的判断、剖析和预测。不然数据差异就会非常大。
3、30年应进馆的档案和资料数目的测算办法
那样，以后30年应进馆档案、资料的数目之和该怎么样测算呢？
从《档案法》的有关规定和档案事业进步变化的趋势看，各级国家档案馆伴随“两个体系建设”的不断深入，应进馆档案数目逐年上升已是一个无法避免的事实。所以，在测算以后30年应当进馆的档案数目时，应当综合考虑以下几种状况：
（一）稳定增加的数目
应分别选择几个列入本档案馆接收范围的、近年来职能变化不大和职能变化非常大的立档单位近5年的档案进馆实质数目进行统计剖析，计算出一个年平均进馆量和年平均增量。
（二）特殊增加的数目
应选择某个年度的已经被撤销或被合并的立档单位进行统计剖析，计算出当年应接收的特殊档案数目（由于伴随机构改革的深入推进，还会产生一些不可预测的特殊增量）。
（三）累计档案的年增量
应付过去因库房不足、或工作拓展不到位等缘由应进馆而长期未接收进馆的立档单位进行常见的统计剖析，要一并计算出多年递增档案的每年平均累计数目。
（四）新范围档案的年增量
应选择一些因国家各项事业进步致使档案工作范围拓宽而形成的新范围档案进行统计剖析，计算出年增量。
对以上4个方面的数目在各自计算出平均值后应当进行相加，并将求得的和再除以4，就能测算出以后30年中某一年的进馆档案数目。然后，再将这个平均数乘以 30，就能测算出以后30年可能要进馆的档案数目值。
用公式表示：
30后年将要进馆的档案数目=（年稳定增加的数目+年特殊增加的数目+累计档案的年增量+新范围档案的年增量）÷4 x 30
综上所述，科学进行档案馆馆藏量的测算，不能离开统计，更不能离开判断、剖析和预测。当一个新的档案馆建设策略是在一个来源靠谱、计算准确的数据之上编制的，相信建成将来，既不会过大，又不会过小；既能根据国家规定建设一个独立的档案馆建筑，又可以防止多单位“混居”而产生一些安全隐患。有人说，细节决定成败！假如可以科学、准确地测算出档案馆的建筑面积，那肯定也可以建设一个既能满足档案馆各项功能发挥需要又能符合国情、民情的档案馆。
