2013年末，财政部发布了《企业会计信息化工作规范》，这一规范中初次提到了会计资料的无纸化定义，很大地突破了国内的传统会计理念。2015年12月11日国家财政部、国家档案局令第79号发布《会计档案管理方法》，通过本次的修订，会计档案被概念为“各种形式的会计资料”，包含了通过计算机等电子设施形成、传输和存储的电子会计档案。从此电子会计档案的合法性、合规性得到规范层面的保障，弥补了有关管理规范的空白。伴随科技日新月异，传统的工作步骤与方法发生了巨大改变，企业不再仅仅拘泥于传统纸质的办公状况，通过不断地探索，正在尝试用无纸化办公方法，推广电子化的管理模式。会计档案包含了会计凭证、会计报表、财务报告和其他会计资料几个部分，详细且准确地记录了所有经济活动，发挥着尤为重要的记录价值。电子会计档案使档案的生成模式发生改变，通过有关步骤将生产中的电子文件直接形成档案来进行保管借助。

1、电子会计档案与传统纸质会计档案有什么区别

（一）档案的传递方法不同

传统的会计档案一般用纸质材料，部分还需要通过邮递的方法进行人为传送，传输过程较为复杂，耗浪费时间间较长，邮递本钱高。而电子会计档案通过互联网进行系统传输，只需要几秒钟的时间即可完成传送，节省了人力、物力、财力，还可以防止邮递过程中的遗失、损毁、泄露等问题，很大地提高了工作效率。

（二）归档的方法不同

传统会计档案的归档是按规定将所有核对正确的纸质会计档案分类别进行装订后统一保存，而电子会计档案通过打造财务共享中心，将系统传输的会计档案统一保存。除此之外，传统会计档案在归档期间或许会出现部分错误或纸张破损等问题，需要与原开票人获得联系重新开具，重新邮寄，待获得正确凭证后再归档，浪费了时间，也使效率减少。而用电子会计档案可以有效的克服这类缺点，可以直接在计算机上用有关技术更改，操作十分便捷快捷，也不会出现纸张上的问题，大大的提高了工作效率，但也存在会计电子档案被更改却不被发现的隐患。

（三）保管的方法不同

在传统的纸质会计档案保管模式下，需要专门打造一个保管室用来保管装订好的会计档案，查找有关档案时需要人为在很多档案中搜寻，而电子会计档案是将分好类的电子档案统一储存在系统里面，非常便利快捷，搜寻有关档案时仅需搜索关键字就能迅速查看，节省时间提升效率，但需要安全性高的保管系统。

2、用电子会计档案的意义

（一）有益于减少存储本钱

用电子会计档案大大降低了纸张的用法，不但为企业节省了管理本钱，也可以减少企业的存储本钱。会计档案管理方法规定，纳税申报表、银行对账单等保存10年，原始凭据、记账凭证等保存30年，还有需要永久保存的会计档案。企业需要极为严格的存储条件来保管这样长期跨度的会计档案，不只需要足够大的存储空间，而且还需要防腐、防潮、防盗、防火。而会计档案电子化依托信息技术，将档案信息存储在专业设施中，节省了空间，节省了纸张，减少了本钱，提升了效率。

（二）有益于数据共享，提升借助率

在纸质会计档案保管模式下，财务部门若要与外面共享财务信息，需要经过繁琐的交管程序，人工查找档案、搬运档案，事后归还档案，所有依赖手工操作的方法，花费的时间长，减少用效率，使会计档案的用法价值极为有限，很难真的发挥档案的经济价值。而电子会计档案不受地域性、时效性的限制，借用网络，借助信息技术，直接从计算机读取所需要的信息，达成会计信息在不同部门、不同科室之间的共享，提升会计信息的经济价值，更好地为企业生产经营服务。

（三）有益于提升企业的财务管理能力，促进会计改革

在传统的会计档案管理模式下，财务职员和档案保管职员需要花费很多的时间精力进行档案的采集、整理、总结、归档，但因为后期查阅借阅过程复杂，用率较低，本钱与收益不成正比。通过会计档案电子化管理，电子文件可以自动归档，节省人力，将财务职员从冗杂劳动中解放出来，可以借助云计算、云数据等平台推行信息共享，提升数据处置能力，借助财务数据剖析财务指标，财务职员更多的从事财务预算、财务决算、绩效评价、财务报表剖析等工作，提升财务管理能力，促进企业由财务会计向管理会计转型。

（四）有益于提升工作效率，减少人工失误

通过电子会计档案的管理方法能提升管理的精准性和安全性。对于规模较大的公司来讲，假如档案资料在管理中出现问题，便大概给企业的利益导致很大的损失。在大规模的经济管理中，人工操作的失误率更高，纸质档案的保管安全性较差，容易出现档案丢失或遗漏的问题，对于公司要紧文档的保管极为不利。而电子会计档案通过云数据进行电子化的管理，加快数据传输速度，节省时间，电子化管理可以准时保存数据，实时提取数据，通过加密功能保障信息安全，还有益于信息共享。电子会计档案以其独有些优势，将人工失误降到最低，提升了会计管理工作的效率。

（五）有益于降低资源的消耗，绿色环保

在传统的会计档案保管过程中，每次的剖析整理和计算都需要用很多的纸张，长期积累下来导致了很多的资源消耗，给环境导致污染。而电子会计档案可以直接传输电子信息，非必要浪费纸张，可以给公司带来了解、迅速的总结结果，假如需要更改数据，可以直接通过电子信息进行更改，无需浪费纸张，达成绿色办公。

3、电子会计档案管理的难题

（一）企业信息化建设起步晚、水平低

电子会计档案是信息化建设的必然走向，其受限于企业的信息化建设水平。会计电算化的应用虽然在现在得到了普及与飞速发展，逐步代替手工记账的方法成为会计核算的主流方法，但受限于技术、观念、成本等，企业只重视将会计电算化应用于会计凭证、账簿、报表等，而在电子会计档案的数据、软件读取的平台及磁存储介质存储的备份及归档保存应用不足，即纸质的会计档案与存储会计数据的磁性介质档案之间没达成同步的归档，对会计信息资源的完整性和整理性导致影响。会计信息化是信息化大背景下会计改革的势必结果，虽然推行会计改革，建设会计信息化是国内“十二五”时期的要紧策略目的之一，但会计档案电子化作为会计信息化的要紧组成仍处于初始阶段，而且需要很多的经费投入，这对国内企业的信息化基础建设导致影响，影响了会计档案电子化的建设进程。

（二）电子会计档案的管理规范标准不健全

《会计档案管理方法》对管理电子会计档案提出了新的需要，但电子会计档案的有关宣传和应用仍然没得到一些企事业单位领导人的看重，关于电子会计档案相应的管理规范、归档程序等规范及技术指标在大部分的单位中仍然十分不完善。所以电子会计档案的实质管理中存在非常大的主观性，分类错误、缺少备份、查找不到等问题容易发生，在一定量上影响了电子会计档案的用法。

（三）电子会计档案管理的安全隐患多

计算机、互联网、信息管理软件和存储器对于电子会计档案的保存和借助来讲缺一不可，而这类也极易带来安全问题，电子会计档案的存储介质保存环境假如不达标，譬如出现受潮、消磁、高温、灰尘等现象，就或许会导致数据受损，从而使电子会计信息的真实靠谱性遭到非常大影响。此外，会计信息一旦被修改在互联网环境下具备隐蔽性，假如互联网安全不可以得到保证，电子会计档案的信息就存在被改动或泄露的风险。很多单位的管理员工需要提升对于电子会计档案的安全管理意识，互联网的安全技术水平还有待提升，还亟需健全电子会计档案的安全保密环境。

（四）电子会计档案管理职员的水平低，缺少有关的培训

胜任电子会计档案的管理工作不只需要员工拥有档案管理的专业常识，而且还需要拥有必要的财务管理、计算机操作、互联网安全软件和硬件维护等专业技能。传统的纸质档案大多数依赖保管职员的手工整理，需要计算机操作的部分极少，因此在电子会计档案的保管过程中现有些保管职员非常难达到需要。但，可以熟练学会现代化计算机技术的会计电子化档案保管职员很少，很多单位都缺少可以熟练学会计算机技术的管理人才来保证电子会计档案的完整性和安全性。而且电子化会计档案还没遭到一些单位的看重，他们不可以按期对有关保管职员进行培训，致使保管职员的水平提升十分有限，对电子会计档案的管理需要还难以满足。

4、加大电子会计档案管理的对策

（一）加大领导的看重，提升企业的电子会计档案意识

企业加快建设电子会计档案的重点是得到领导的看重，而会计核算作为企业的要紧营运管理活动，会计档案管理作为企业管理的要紧组成部分也应该遭到领导的看重。同时，企业的领导也应该与时俱进，认识到信息化条件下电子会计档案的要紧价值，加快提升会计信息化的建设水平，提高电子会计档案的管理水平，加强有关的技术研发，提供研发经费，加快信息化建设进程。企业还应该积极宣传电子会计档案的优势，设置有关管理职位，配备专业管理职员，积极共享财务数据，加大各部门之间的合作，在企业内部形成好的会计档案管理工作环境，提高工作效率，让会计信息更好的为企业的营运管理活动服务。

（二）完善和健全电子会计档案管理的内控管理规范

打造完善电子会计档案的内控规范对于确保电子会计档案的安全性和完整性十分要紧。依据《会计档案管理方法》的管理需要，单位的有关账簿、会计报表、记账凭证、现金日记账和银行存款日记账等都是会计档案，需要打印出来并立卷归档，若有些电子会计信息没纸质的档案，则需要副本备份。每个单位应依据自己状况打造电子会计档案规范，选择优质存储介质并进行备份，分类编号便于查找，选择适合的环境做好保管手段。同时，编制检索工具和目录，便于后期检索，确保调档不会出错。做好电子会计档案的安全管理，可以用验证码、指纹等安全认证技术。设立电子会计档案专门职位，由专人操作，防止越权。完善借阅规范，健全借阅手续，预防档案被丢失或损毁，做好备份安排，按期检查维护备份档案。打造完善电子档案接收规范，在接收前确保电子数据的真实、完整、准确，要符合有关规范的需要。除此之外，电子会计档案的销毁要有专人负责签字、监督，并在销毁清册上签字，准时报告单位负责人。

（三）构建电子会计档案多维度风险防控体系

电子会计档案虽然给平时工作带来不少便利，但也存在多种风险，企业应该构建风险防控体系。可以从计算机软硬件系统、电子数据管理、个人行为规范等多方面构建风险防控体系，消除安全隐患。用过程中分别给予不一样的用职员不一样的用权限，禁止越权用，确保每一个环节的数据安全。维护职员设置软件安全参数，设置多种模式，譬如在电子档案形成、保存、传输中，可设置可读、禁止拷贝等模式，防止数据和参数被修改、被泄露。数据传输加密管理，健全查重系统，预防档案重复归档。同时，打造职员离别规范，确保一名员工没办法完成对数据的操作和修改，不同程序由专人负责。每个单位还应该配备优质的计算机系统，安装杀毒软件、高级防火墙、安全预警系统等，由专业技术职员按期杀毒、测试、维护，预防遭到黑客的攻击。除此之外，按期对管理职员推行培训，提升他们的操作水平和专业技术水平。最后，选择利于硬盘、U盘、光盘等保存的环境，选择优质的存储介质进行电子会计档案保存，对以往的电子会计档案不按期和按期检查，保证电子会计档案的安全、完整。

（四）优化电子会计档案资源的开发借助

每个单位要采取积极有效的宣传手段宣传电子会计档案的价值，增强全体职员对会计电子档案的看重程度，充分发挥它的价值和优势。拨付充足的资金，提升硬件设施水平，譬如内存空间较大的高档服务器，对有关工作的拓展给予充分保障。同时，加大职员培训，提升员工应用云数据、信息技术的水平，增强电子会计档案管理的内部力量。还要重视电子档案资料的完整性，可以有效剖析数据，充分运用数据，发挥电子会计档案的价值。电子会计档案作为新兴事物，虽然已经得到肯定范围的应用，国家也有肯定的政策法规来规范，但仍然存在不足之处，需要企业加大管理，国家健全政策法规，真的使电子会计档案的价值得到最大借助。

综上所述，对传统会计档案管理进行改革后的电子会计档案，迎合了会计电算化的进步，通过信息化的技术方法使会计档案的管理效率和借助成效得到很大提高，进一步规范了会计档案的管理方法。对于电子会计档案目前存在的问题，管理职员要提升认识，健全规范、加大安全保障、提高员工素质与操作水平，为信息化年代电子会计档案的管理奠定基础，发挥会计信息的价值，促进企业更好更快进步。